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Si votre compagnie est inscrite auprès de la CSST, vous allez recevoir la « Décision de classification » au courant du mois d’octobre de la part de la CSST.

Dans cette communication, vous recevrez votre prime pour l’année suivante (à compter de janvier 2016).

Pour que cette prime de 2016 devienne effective, il faudra l’inscrire dans la configuration de l’entreprise (onglet CAT/CSST) après avoir fait votre dernière paie de 2015 et avant votre première paie de 2016.

Sachez que vous pouvez modifier votre taux à tout moment via l’onglet CAT/CSST de la configuration de l’entreprise.

Lors de la création ou la modification d’un élément de paie de type « Accumulateur », vous avez maintenant l’option d’afficher ou non les données de cet accumulateur sur le talon de paie en cliquant la case à cocher « Ne pas afficher sur le talon de paie ». Par défaut, le système imprimera les données de l’accumulateur sur le talon de paie des employés.

À noter que Nubis permet désormais l’entrée de montants négatifs (heure ou monétaire) dans les éléments de paie de type « Accumulateurs » lors de création de la paie.

Vous avez jusqu’au 29 février 2016 pour ce faire et Nubis vous permettra de les produire aisément.

Procédure :

Cliquez sur « Feuillets T4 et Relevés 1 » (du menu Retenues).
Sélectionnez l’année 2015 ainsi que les employés ayant reçu une paie en 2015.
Cliquez sur « Générer le T4 » ou « Générer le R1 ».

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Détails :

Générer le T4
Une fois les T4 générés, Nubis vous propose 3 options:

Imprimer
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra les T4 de tous les employés. Chaque page est constituée de deux T4. Prenons l’exemple de 2 employés distincts : Eric et Sébastien. Le PDF comprendra 4 pages dont le détail est le suivant :

Première page
T4 d’Éric et T4 de Sébastien –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
Deuxième page
Deux T4 d’Éric sur lesquels, le numéro de compte de l’employeur est noirci –> copie de l’employé.
Troisième page
Deux T4 de Sébastien sur lesquels, le numéro de compte de l’employeur est noirci –> copie de l’employé.
Quatrième page
T4 d’Éric et T4 de Sébastien –> copie de l’employeur.

Imprimer les cumulatifs
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra sur un T4, la somme des T4 de tous les employés. Cela vous permettra de remplir le T4 Sommaire si vous ne transmettez pas les T4 électroniquement.

Télécharger
Un fichier sera téléchargé que vous pourrez ensuite transmettre au gouvernement en cliquant sur le lien affiché à la page Web en cours et intitulé : portail de l’agence du revenu du Canada

Le fichier généré contient à la fois la copie des T4 à transmettre au gouvernement et le T4 sommaire. Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés et la vôtre, au besoin. Dans l’exemple précédent, il vous suffirait d’imprimer les pages 2 à 4 du fichier PDF généré suite au clic sur le bouton « Imprimer ».

Générer le R1 (Québec)
Une fois les Relevés 1 générés, Nubis vous propose 4 options:

Imprimer
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra les Relevés 1 de tous les employés. Chaque page est constituée d’un seul Relevé 1. Reprenons l’exemple de 2 employés distincts : Éric et Sébastien. Le PDF comprendra 4 pages dont le détail est le suivant :

Première page
Relevé 1 d’Éric –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
Deuxième page
Relevé 1 de Sébastien –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
Troisième page
Relevé 1 d’Éric sur lequel il n’y a pas de code QR, mais plutôt la description de chacune des cases du Relevé 1 –> copie de l’employé.
Quatrième page
Relevé 1 de Sébastien sur lequel il n’y a pas de code QR, mais plutôt la description de chacune des cases du Relevé 1 –> copie de l’employé.

Copie d’employeur et 2e copie pour l’employé
Le Relevé 1 ne comporte aucune copie pour l’employeur. De même, il est prévu que vous imprimiez 2 copies pour chaque employé de manière à ce que, tout comme au T4, l’employé envoie une de ses deux copies au gouvernement lors de la production de son rapport d’impôt et qu’il en conserve une autre pour ses dossiers. Ainsi, vous n’avez qu’à imprimer le PDF 2 fois afin de conserver les premières pages pour vos dossiers et donner 2 copies à vos employés.

Imprimer les cumulatifs
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra sur un Relevé 1, la somme des Relevés 1 de tous les employés. Cela vous permettra de remplir le Relevé 1 Sommaire (RLZ-1.S) qui doit être rempli et envoyé au gouvernement par la poste et ce, même si vous transmettez les Relevés 1 électroniquement.

Télécharger
Un fichier sera téléchargé que vous pourrez ensuite transmettre au gouvernement

Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés pour leur remettre ainsi que remplir manuellement et envoyer le RLZ-1.S au gouvernement.

Transmettre au gouvernement
Les Relevés 1 seront directement envoyés au gouvernement.
Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés pour leur donner ainsi que de remplir manuellement et envoyer le RLZ-1.S au gouvernement.

Transmission électronique
La transmission des T4 et T4 Sommaire ou des Relevés 1 nécessitent une certaine configuration. Celle-ci se trouve à l’onglet « Transfert électronique » de l’écran Modifier les informations(Configuration à Ma compagnie).
T4

NAS du propriétaire #1
Le Numéro d’Assurance Sociale du premier propriétaire. Sert à identifier l’employeur dans le fichier de transfert électronique des T4. Si l’employeur est une société privée sous contrôle ou non constitué en société, inscrivez le NAS du propriétaire #1 ou principal.

NAS du propriétaire #2
Le Numéro d’Assurance Sociale du second propriétaire. S’il n’y a qu’un propriétaire, ne rien inscrire dans ce champ.

Numéro de transmetteur T4
Lorsque l’ARC recevra votre première soumission T4, elle vous assignera un Numéro du transmetteur. Si c’est la première fois que vous produisez vos T4, entrez MM555555 (MM + 6 cinq).

RPA/RPDB numéro d’agrément
Inscrivez le numéro d’agrément de votre RPA et (ou) de votre RPDB accordé par l’ARC. Il figure dans les documents du gouvernement ou dans le texte de votre régime. Il s’agit d’une suite de 7 caractères numériques.

Relevés 1

Numéro de préparateur pour le Relevé 1
Le numéro identifiant la personne ou l’entreprise qui a produit et expédié les fichiers de données. Ce numéro est donné par Revenu Québec (la Division de l’acquisition des données électroniques). Si vous n’en avez pas, vous devez remplir le formulaire ED-430 en ligne. Il s’agit des lettres NP et de 6 chiffres.

Numéro d’identification de Revenu Québec
Attribué par Revenu Québec, le numéro d’identification contient 10 chiffres. Si vous n’en avez pas, vous pouvez remplir le formulaire LM-1 en ligne pour en obtenir un.

Numéro de dossier de Revenu Québec
Il s’agit de 4 chiffres attribués par Revenu Québec avec le numéro d’identification.

Premier numéro attribué par Revenu Québec
Ce numéro, composé de 8 chiffres, sert à identifier les relevés qui seront produits.

Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec nous!

Cher client Nubis,

Juste à temps pour la nouvelle année, nous vous annonçons que :

1. Les tables d’impôts pour 2015 ont été mises à jour automatiquement. Vous pouvez donc commencer à faire vos paies pour 2015.
2. Les T4 et Relevés 1 seront disponibles en janvier 2015.
3. **ATTENTION** : Cette année, le 1er janvier tombe un jeudi. Ceci implique qu’il y aura une période supplémentaire pour la majorité des employés. Si vous faites la paie à toutes les semaines ou à toutes les 2 semaines et que vous versez une paie le jeudi 1er janvier 2015, vous pouvez modifier la période de paie de votre compagnie dans Nubis à l’onglet Informations de paie de l’écran Compagnie (Configuration -> Ma compagnie -> Modifier les informations). Vous devrez alors choisir 53 ou 27 périodes de paie (selon si vous versez la paie à toutes les semaines ou à toutes les 2 semaines). Si quelques-uns de vos employés n’étaient pas payés à la même fréquence, vous devrez également modifier leurs dossiers respectifs.
4. Notre Guide de démarrage Nubis est maintenant disponible facilement sur nubis.ca ou en cliquant ici.
   Finalement, nous vous rappelons que nous serons fermés du 24 décembre midi au 28 décembre 2014 et du 31 décembre 2014 midi au 4 janvier 2015 pour le temps des fêtes.

Joyeuses fêtes à tous!

L’équipe d’Innovations Nubis
Nubis, La Paie Professionnellement !

Avertissements donnés par la paie en ligne Nubis
En plus d’aviser l’utilisateur au moment de produire la paie si le montant de vacances prises excède le montant provisionné à la fin de l’année de référence (30 avril), la paie en ligne Nubis vous avise également lorsque le montant de vacances excède le montant cumulé à ce jour.

Vacances prises
En effet, le montant de vacances qu’un employé prend par exemple en juillet correspond habituellement à un % de la rémunération qu’un employé a reçu au 30 avril de la même année. Cette année de référence (1er mai au 30 avril) définie par la Loi des Normes du Travail (Art. 66 LNT) est prise en compte par la paie en ligne Nubis qui cumule les montants de vacances au 30 avril.

Lorsqu’un employé prend des vacances, vous n’avez qu’à utiliser un élément de paie de type Revenu – Paie de vacances. La paie en ligne Nubis diminuera alors automatiquement des vacances cumulées au 30 avril, le montant de vacances payées et vous avisera si ce montant payé excède ledit montant cumulé.

De surcroît, le montant de vacances payées faisant partie de la rémunération, il est donc assujetti à la provision de vacances de l’année suivante. La paie en ligne Nubis déduira donc le plein montant de vacances payées des vacances cumulées et ajoutera le % de vacances propre à l’employé pour l’année suivante.

Rapports justifiant les vacances cumulées
Pour justifier plus aisément les montants de vacances cumulées au 30 avril et à ce jour qui apparaissent à l’ajustement de cumulatifs, les rapports d’historique de paie ont été modifiés afin d’indiquer en entête de chaque paie les montants de vacances déduites et accumulées lorsqu’un employé prend des vacances et déduites lorsqu’il quitte.

Paie de vacances lorsqu’un employé quitte
Dans ce dernier cas, en utilisant un élément de paie de type Revenu – Indemnités de départ – Vacances, aucun montant de vacances ne sera provisionné pour l’année subséquente. Lorsque vous produisez la paie, un avertissement ne vous sera donné par la paie en ligne Nubis qu’uniquement lorsque le montant de vacances payées excède le montant de vacances cumulées à ce jour.

Normes du Travail
Vous trouverez plus d’informations sur les paies de vacances sur le site de la Commission des Normes du Travail.