Vous avez jusqu’au 29 février 2016 pour ce faire et Nubis vous permettra de les produire aisément.
Procédure :
Cliquez sur « Feuillets T4 et Relevés 1 » (du menu Retenues).
Sélectionnez l’année 2015 ainsi que les employés ayant reçu une paie en 2015.
Cliquez sur « Générer le T4 » ou « Générer le R1 ».
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Détails :
Générer le T4
Une fois les T4 générés, Nubis vous propose 3 options:
Imprimer
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra les T4 de tous les employés. Chaque page est constituée de deux T4. Prenons l’exemple de 2 employés distincts : Eric et Sébastien. Le PDF comprendra 4 pages dont le détail est le suivant :
Première page
T4 d’Éric et T4 de Sébastien –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
Deuxième page
Deux T4 d’Éric sur lesquels, le numéro de compte de l’employeur est noirci –> copie de l’employé.
Troisième page
Deux T4 de Sébastien sur lesquels, le numéro de compte de l’employeur est noirci –> copie de l’employé.
Quatrième page
T4 d’Éric et T4 de Sébastien –> copie de l’employeur.
Imprimer les cumulatifs
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra sur un T4, la somme des T4 de tous les employés. Cela vous permettra de remplir le T4 Sommaire si vous ne transmettez pas les T4 électroniquement.
Télécharger
Un fichier sera téléchargé que vous pourrez ensuite transmettre au gouvernement en cliquant sur le lien affiché à la page Web en cours et intitulé : portail de l’agence du revenu du Canada
Le fichier généré contient à la fois la copie des T4 à transmettre au gouvernement et le T4 sommaire. Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés et la vôtre, au besoin. Dans l’exemple précédent, il vous suffirait d’imprimer les pages 2 à 4 du fichier PDF généré suite au clic sur le bouton « Imprimer ».
Générer le R1 (Québec)
Une fois les Relevés 1 générés, Nubis vous propose 4 options:
Imprimer
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra les Relevés 1 de tous les employés. Chaque page est constituée d’un seul Relevé 1. Reprenons l’exemple de 2 employés distincts : Éric et Sébastien. Le PDF comprendra 4 pages dont le détail est le suivant :
Première page
Relevé 1 d’Éric –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
Deuxième page
Relevé 1 de Sébastien –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
Troisième page
Relevé 1 d’Éric sur lequel il n’y a pas de code QR, mais plutôt la description de chacune des cases du Relevé 1 –> copie de l’employé.
Quatrième page
Relevé 1 de Sébastien sur lequel il n’y a pas de code QR, mais plutôt la description de chacune des cases du Relevé 1 –> copie de l’employé.
Copie d’employeur et 2e copie pour l’employé
Le Relevé 1 ne comporte aucune copie pour l’employeur. De même, il est prévu que vous imprimiez 2 copies pour chaque employé de manière à ce que, tout comme au T4, l’employé envoie une de ses deux copies au gouvernement lors de la production de son rapport d’impôt et qu’il en conserve une autre pour ses dossiers. Ainsi, vous n’avez qu’à imprimer le PDF 2 fois afin de conserver les premières pages pour vos dossiers et donner 2 copies à vos employés.
Imprimer les cumulatifs
Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra sur un Relevé 1, la somme des Relevés 1 de tous les employés. Cela vous permettra de remplir le Relevé 1 Sommaire (RLZ-1.S) qui doit être rempli et envoyé au gouvernement par la poste et ce, même si vous transmettez les Relevés 1 électroniquement.
Télécharger
Un fichier sera téléchargé que vous pourrez ensuite transmettre au gouvernement
Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés pour leur remettre ainsi que remplir manuellement et envoyer le RLZ-1.S au gouvernement.
Transmettre au gouvernement
Les Relevés 1 seront directement envoyés au gouvernement.
Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés pour leur donner ainsi que de remplir manuellement et envoyer le RLZ-1.S au gouvernement.
Transmission électronique
La transmission des T4 et T4 Sommaire ou des Relevés 1 nécessitent une certaine configuration. Celle-ci se trouve à l’onglet « Transfert électronique » de l’écran Modifier les informations(Configuration à Ma compagnie).
T4
NAS du propriétaire #1
Le Numéro d’Assurance Sociale du premier propriétaire. Sert à identifier l’employeur dans le fichier de transfert électronique des T4. Si l’employeur est une société privée sous contrôle ou non constitué en société, inscrivez le NAS du propriétaire #1 ou principal.
NAS du propriétaire #2
Le Numéro d’Assurance Sociale du second propriétaire. S’il n’y a qu’un propriétaire, ne rien inscrire dans ce champ.
Numéro de transmetteur T4
Lorsque l’ARC recevra votre première soumission T4, elle vous assignera un Numéro du transmetteur. Si c’est la première fois que vous produisez vos T4, entrez MM555555 (MM + 6 cinq).
RPA/RPDB numéro d’agrément
Inscrivez le numéro d’agrément de votre RPA et (ou) de votre RPDB accordé par l’ARC. Il figure dans les documents du gouvernement ou dans le texte de votre régime. Il s’agit d’une suite de 7 caractères numériques.
Relevés 1
Numéro de préparateur pour le Relevé 1
Le numéro identifiant la personne ou l’entreprise qui a produit et expédié les fichiers de données. Ce numéro est donné par Revenu Québec (la Division de l’acquisition des données électroniques). Si vous n’en avez pas, vous devez remplir le formulaire ED-430 en ligne. Il s’agit des lettres NP et de 6 chiffres.
Numéro d’identification de Revenu Québec
Attribué par Revenu Québec, le numéro d’identification contient 10 chiffres. Si vous n’en avez pas, vous pouvez remplir le formulaire LM-1 en ligne pour en obtenir un.
Numéro de dossier de Revenu Québec
Il s’agit de 4 chiffres attribués par Revenu Québec avec le numéro d’identification.
Premier numéro attribué par Revenu Québec
Ce numéro, composé de 8 chiffres, sert à identifier les relevés qui seront produits.
Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec nous!