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Nubis offre la possibilité de calculer automatiquement et de payer les vacances sur chaque paie.

Vous devez d’abord créer un élément de paie de la catégorie « Revenu — Vacances par paie » à la section Configuration – Éléments de paie. Ajouter ensuite cet élément à chacun des employés concernés à partir de la page Employés en cliquant le lien «Éléments de paie».

Au moment de calculer la paie, le montant de type « Revenu – Vacances par paie » sera calculé automatiquement à partir du montant de revenu de la paie courante et du taux de vacances indiqué au dossier de l’employé. Aucune information d’heures ou de taux ne sera affichée. Si vous modifiez le revenu de l’employé, veuillez utiliser le bouton «Rafraîchir» afin de recalculer le montant de vacances.

Remarque : Saviez-vous qu’il est interdit dans certaines provinces de verser les vacances sur chaque paie ? Veuillez vérifier auprès de la législation concernée.

Nubis gère maintenant la numérotation des chèques. Le processus de numérotation incrémente le prochain numéro de chèque disponible chaque fois qu’un numéro de chèque est utilisé par le système. Il est possible d’insérer ou d’ajuster le prochain numéro de chèque à utiliser à l’onglet « Information de paie » de la page Modifier les informations de l’entreprise ainsi qu’à la page Étape 1 de 4 : Calculer la paie. À noter que le processus de numérotation s’applique également à la numérotation des dépôts directs. Pour les dépôts directs, un seul numéro est incrémenté par lot et le prochain numéro peut également être modifié à l’onglet « Informations de dépôt direct » de la page Modifier les informations de l’entreprise.

Les numéros de chèque ou de dépôt direct apparaissent sur le rapport GL et sont transférés à votre système comptable lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Le numéro de chèque apparaît aussi sous le détail de la paie (sous chaque employé) à la section Historique de paie (Par lots ou Employés).

Date de référence
Les dates de référence pour les vacances, selon la loi, sont du 1er mai au 30 avril au Québec. Ces dates peuvent différer selon la province.

La date de référence peut être modifiée à partir de l’onglet « Informations de paie » de l’écran « Modifier les informations de l’entreprise ».

Ainsi, l’accumulation des vacances s’effectue à chaque paie de l’année de référence selon le pourcentage auquel chaque employé a droit, et qui est précisé pour chacun à l’onglet « Paie » de l’écran « Modification de l’employé ».

Montant
Le montant de vacances auquel un employé aura droit en juillet 2017 est celui accumulé au 30 avril 2017 (si votre date de référence est le 30 avril), tel qu’indiqué au rapport de vacances.

Le rapport de vacances indique également le montant accumulé à ce jour (vacances accumulées), et c’est ce montant qu’il faut payer en tant qu’indemnité de départ lorsque l’employé quitte son emploi.

La catégorie de paie associée à l’élément de paie utilisé lors de la production des paies déterminera si le montant de revenu est assujetti aux vacances et donc, sera pris en compte pour provisionner le montant. Par exemple, les vacances payées, tout comme le salaire, donnent droit à des vacances pour l’année suivante tandis qu’une indemnité de départ de fin d’emploi n’est pas assujettie aux vacances.

À chaque paie, vous avez l’heure juste sur les montants accumulés et retranchés, de même que sur les talons de paie.

Durée des vacances
La durée des vacances n’est pas nécessairement équivalente au montant. En effet, puisque le montant contient au prorata tous les montants payés à l’employé (les bonis, le temps supplémentaire, etc.), il peut être plus élevé que celui d’une paie régulière. Nubis vous assiste donc et vous propose lors de la sélection d’un élément de paie de type vacances en vous offrant le montant cumulé à la fin de la période de référence précédente. Si vous en payez plus, Nubis vous avertit mais ne vous empêche pas.

De même, le paiement des vacances en indemnités de départ ira automatiquement s’ajouter à la case 17A du Relevé d’emploi. Il est donc primordial d’utiliser le bon élément de paie correspondant à la situation au moment de produire la paie.

Rapport de vacances
Pour connaître le montant d’indemnité de vacances accumulées par les employés, le logiciel de paie Nubis calcule pour vous le montant auquel chaque employé a droit. Il varie selon le salaire gagné pendant l’année de référence en application. Vous pouvez le voir facilement en imprimant le rapport de vacances.

Également, lorsque vous créez une paie de vacances, Nubis remplit pour vous le montant que l’employé a droit lorsque vous ajoutez l’élément de paie « Revenu – Vacances » (Vous pouvez toujours modifier les montants affichés avant de produire la paie).

Ajuster les vacances
Les vacances accumulées avant votre migration vers Nubis peuvent être ajoutées à tout moment. Pour ce faire, vous devez aller à l’écran « Employés » et cliquer le sous-menu « Ajustement des cumulatifs » apparaissant sous le nom de l’employé. Il suffit ensuite d’aller à l’onglet « Vacances accumulées » et de mettre le montant à jour. À l’enregistrement, Nubis créera une transaction d’ajustement pour que les nouveaux montants soient valides.

Impact comptable
Voici quelques renseignements comptables concernant le paiement des vacances.

Les vacances accumulées sont provisionnées dans un compte de passif au crédit. Lorsqu’elles sont versées, le compte de passif est débité. Par contre, il y a une façon de faire en sorte que la dépense de vacances soit imputée à un compte spécifique selon l’employé. Par exemple, le compte de GL utilisé pour un développeur peut ne pas être le même que celui d’un consultant.

Nubis fait une écriture additionnelle lorsque le compte de dépenses associé à l’élément de paie qui paie les vacances ne concorde pas au compte générique des vacances. Cette écriture crédite le compte générique pour débiter le compte désigné afin d’affecter le bon compte.

Vous pouvez voir l’écriture comptable de chacune des paies en cliquant sur « Télécharger le rapport GL » du menu « Actions » (disponible à l’étape 4 sur 4 de la paie).

Innovations Nubis est fier de mettre à votre disposition son Guide de démarrage rapide afin de simplifier l’utilisation de son logiciel.

Premièrement, ce guide sert à vous assister à toutes les étapes nécessaires pour produire rapidement et aisément votre première paie, et ce sans erreur.

Ensuite, ce guide vous permettra de vous familiariser avec la navigation dans le logiciel ainsi que sur les fonctionnalités additionnelles qu’il comporte, telles la production des T4, Relevés 1 ou encore, le paiement des retenues à la source.

Cliquez ici pour télécharger dès maintenant votre Guide de démarrage rapide.

Pour toute question, notre équipe est toujours accessible par téléphone et courriel durant nos heures d’ouverture.

Chaque année, vous devez remplir une déclaration des salaires pour la Commission des Accidents de Travail de votre province.

• Si vous êtes au Québec (CSST), vous devez la faire avant le 15 mars.
• Pour les autres provinces, veuillez vérifier la date limite de déclaration. (Par exemple, c’est le 31 mars pour l’Ontario (WSIB) et le 28 février pour l’Alberta (WCB). Les dates peuvent également être à intervalles réguliers (annuellement, trimestriellement, etc.) comme en Colombie-Britannique (WSBC) et en Nouvelle-Écosse (WCB).)

Nubis vous permet de le faire rapidement grâce à sa fonction « Déclaration des salaire pour la CAT », dans le menu Retenues. (Si vous n’avez qu’un employé, vous pouvez utiliser l’historique de paie par employé et choisir du 1er janvier au 31 décembre)

Une fois le rapport créé, il ne vous reste qu’à vous connecter sur le site Internet de la Commission des Accidents de Travail de votre province afin de transmettre les informations. Vous pouvez également les transmettre en version papier en remplissant le formulaire approprié.

Note : Pour modifier le taux de CAT à payer (habituellement en début d’année), veuillez remplir l’onglet « Taux CAT/CSST » de la page « Modifier les informations » (Configuration -> Ma compagnie -> Modifier les informations). Pour certaines provinces, vous pouvez entrer un taux différent pour chaque unité de classification (que vous attribuez à l’employé dans l’onglet « Imposition provinciale » de la configuration de l’employé).

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec nous par courriel ou par téléphone pendant les heures de bureau.

Nubis, la Paie Professionnellement!